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镇房建投[2014]21号 关于印发《公共住房公司文书档案管理规定》的通知
发布时间:2014-12-04 新闻来源:镇江市公共住房投资建设有限公司

镇房建投[2014]21号

关于印发《公共住房公司文书档案管理规定》的通知

公司全体员工:

    现将《公共住房公司文书档案管理规定》印发给你们,请严格遵照执行。

 

镇江市公共住房投资建设有限公司

                                 二○一四年六月十八日

 

主题词:文书  档案  规定  通知                            

镇江市公共住房投资建设有限公司              2014年6月18日印发

公共住房公司文书档案管理规定

为使公司文书管理制度化、规范化,以增进文书处理的品质及效率,强化文书的收集、归档和保管,特制定本规定。

一、范围

本规定中涉及到的文书包括:

1、上级文件材料:上级业务主管机关发来的文件;上级党、政领导机关针对本公司业务范围发来的文件或本公司需要贯彻执行的普发性文件;上级机关领导人视察、检查本公司工作时的重要讲话、题词、照片、录音、录像。

2、本级文件材料:

(1)本公司的发文。以党支部和行政名义发出的通知、通报、计划、简报、总结、报告、转发、决定、决议、规定、请示与批复、合同和协议书等;

(2)内部文件材料。本公司各项目各部门形成的主要文件,如部门计划、总结、会议记录等;重要的电话记录和工作条例、规章制度;职工考核材料;干部、员工调配介绍信及存根;党、团员关系转移介绍信存根;干部、工人退休、离休证明书存根、本公司职工名册;重要的调查材料;宣传报道稿;反映本公司各种活动的照片、录音录像资料等;

(3)会议文件。本公司召开的支委会、董事会、经理办公会、工作例会和专题会议形成的文件材料,包括会议的请示与批复、通知、签到簿、议程、工作报告、领导讲话、代表发言、会议总结、会议记录、决议、决定、纪要简报、讨论材料、经验材料以及先进集体、先进个人的名单和声像材料等;

(4)科技管理等专业文件材料;

(5)重要的来信来访原信、摘要单、联系单、记录、处理结果等;

(6)贵重办公设备(万元以上)的全套随机技术文件及购置、使用、维修记录等;

(7)工程建设项目的各类档案资料。

3、同级文件材料:需要办理执行,并起依据作用的文件。

4、学会文件、会议记录、组织文件、年会文件、各种讲座、学术交流资料等。

二、收文

1、签收文件时,要确认收文单位或收件人姓名无误后再进行签收。

2、签收文件时,要对文件的份数、标题等内容逐份清查核对,如发现其中一项不对口,不予签收。

3、签收文件应签写姓名并注明时间。

4、文件的登记编号:对收到的文件,要分类逐件在《收文登记簿》上详细登记。登记项目一般包括收到日期、顺序编号、来文单位、发文字号和文件标题。参加各种会议带回的文件、材料,在传达、汇报结束后应交办公室文书管理专职保管,个人不得存放。

三、发文

1、公司的文件由办公室负责起草和审核,由总经理签发;各项目各部门的文件自行负责起草,交由办公室审核,由总经理签发。

2、以各项目、各部门名义撰写、签发的文件,需将收文单位或个人签收的原件及电子扫描件及时交给办公室文书管理专职登记、存档。

3、在公司日常项目开发和经营管理中,有关图纸、技术文件、财会文件、修改变更、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项另行发文规定办理。

四、分文

1、外来文件由办公室登记收文后,根据业务性质通过OA办公平台分送有关部门或个人处理。

2、内部制发文件流转时,由发文部门在OA平台登记签发后,直接发送至收文部门或个人登记签收。

五、会签

1、不便在OA上传阅,且需多部门或多人会签处理的文件,要由签收部门或个人登记签收。

2、各部门收到需参与会签的文件时,须及时认真处理并签署意见。

3、重要文件的审核、批示与执行,涉及公司总体协调或应由总经理审核的文件,由办公室汇总签办意见,呈总经理或交其他授权者做最终的审核、批示并下发相关部门予以执行。

六、立档和管理

1、工程档案管理资料实行分类管理:涉及到项目各类开、竣工手续的管理由公司手续管理专职负责,涉及到安全文明和质量管理的由公司文书管理专职负责,涉及到进度计划安排、工程成本和奖罚管理的文件由公司成本管理专职负责,同时应报公司文书管理专职备案归档。文件归档要求均按照本规定的要求执行。各管理专职由公司落实专人专职管理,人员经公司经理室研究后另行发文明确。

2、各管理专职按本规定的要求负责公司各部门和各项目部各级文书的收集和归档监督,各部门和任何个人应积极配合到位,需提供满足要求的纸质和电子扫描件各一份。

3、立档按年度、机构、问题分类立卷,卷中按规定编页码号,卷首有案卷目录。文件档案用卷宗按规定装订保存。

4、各管理专职需及时分类统计各类文书的归档情况,建立归档资料目录,各部门和个人须在每月25日前上报,由各管理专职在下月1日前更新并在OA系统上传,否则视同未及时归档和更新。

七、文书借阅

1、凡因工作需要借阅文件时,必须履行手续,填写《文件借阅审批单》一般文件经部门负责人签字同意,重要文件经总经理同意方可借阅。

2、文件借出室外需登记,借阅期间应保证文件的完整与安全,阅后在规定时间内归还。

八、罚则

1、公司任何人不得私自截留和外泄公司的各类文书,否则造成的法律责任、风险和损失均由个人承担,同时对责任人视后果处以每次贰佰元—贰仟元的罚款;对于故意截留、损毁或外泄公司文书的,将直接开除并依法追究相关法律责任。

2、归档和借阅归还要及时。未按本办法的要求及时向各管理专职提供符合要求的材料归档或归还的(各项目部的内业专职为本项目部的责任人),一年内发现一次对责任人处以壹佰元的罚款,第二次处以叁百元的罚款,第三次处以伍佰元的罚款,依此类推,直接从当月工资中扣除。

3、各管理专职需认真负责,尽心履职,每个月及时更新上传,否则每次罚款贰百元;归档资料应做到妥善保存,注意保密,不得外泄和遗失,否则处以每份伍佰元的罚款,直接从当月工资中扣除;情节严重的,将直接开除并依法追究相关法律责任。

九、附则

1、本细则解释权归办公室。

2、本规定自颁布之日起执行。

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